Un CRM no es una agenda con pestañas: es un método para que ninguna venta se pierda por despiste. Este es el método de Hilo, de principio a fin.
Lo que entra de fuera —un formulario de tu web, una llamada— aparece en Captación como lead. Nadie tiene que copiarlo a mano. La bandeja marca en rojo los que llevan más de 2 horas sin respuesta: un lead se enfría rápido. Si vale, «Convertir» lo hace empresa + contacto + negocio en un paso (avisando si ya existía); si no, se descarta y no ensucia nada.
Un negocio es una posible venta con importe y una etapa en el tablero. Se arrastra de columna en columna según avanza. El importe puede ser puntual (4.200 €) o recurrente (250 €/mes).
La siguiente acción es la tarea abierta más próxima de un negocio, y es obligatoria: un negocio sin «qué toca hacer ahora» es un negocio que se está muriendo, y Hilo lo pone en rojo para que se vea. El semáforo lo resume: menos de 7 días en la etapa · entre 7 y 14 · más de 14 o sin siguiente acción.
La pantalla Hoy es donde se empieza cada mañana: las tareas del día, las vencidas y los negocios parados. Si solo miras una pantalla, que sea esta. Las tareas se completan con su casilla y la campana avisa de lo que llega (leads nuevos, tareas que vencen).
El registro rápido está en todas partes: botón
«+ Registrar» en las fichas, el + en móvil y, en escritorio, las teclas
Alt+L (llamada), Alt+N (nota) y Alt+T (tarea),
o Ctrl+K para buscar y registrar desde cualquier sitio. Las
actividades son el pasado (queda anotado); las
tareas son el futuro (con fecha y responsable).
Ganar un negocio completa la Hebra —los tres nodos del símbolo de Hilo, el último por fin relleno—. Perderlo exige motivo (precio, plazos, competencia, sin respuesta…): duele un segundo, pero es lo que hace útiles los informes. Lo que no se hace jamás es dejar negocios muertos «aparcados» en el embudo.
| Rol | Qué hace |
|---|---|
| Técnico / Especialista | Trabaja con clientes, sus trabajos y su agenda, sin ver el embudo ni los importes. |
| Solo lectura | Consulta su organización; si tiene un trabajo asignado, puede cerrarlo y anotar en él. No cambia otras fichas. |
| Comercial | Trabaja: crea y edita empresas, contactos, negocios, actividades y tareas. No borra ni toca la configuración. |
| Administrador | Todo lo anterior + invitar y quitar usuarios, embudo, tokens de captación, integraciones y la pantalla Equipo. |
Equipo es para la reunión semanal: qué ha registrado cada persona, qué tiene en juego y cómo va contra su objetivo semanal. Comparativas neutras — sin rankings ni medallas, que envenenan más de lo que motivan. Informes responde a las tres preguntas de gerencia: cuánto hay en el embudo, cuánto se ganó y por qué se pierde (ahí está el valor de exigir el motivo).
En «Correo o usuario» escribe tu correo o tu usuario de acceso y la misma contraseña. El usuario no distingue mayúsculas y minúsculas. También puede usarlo el administrador, que sigue necesitando correo. Si tienes verificación en dos pasos, después se pide el código de tu aplicación autenticadora.
Para poner o cambiar tu usuario, abre Ajustes → Cuenta → Tus datos → Tu usuario para entrar y pulsa «Poner usuario». Debe ser único en Hilo, de 3 a 32 caracteres: letras, números, punto, guion o guion bajo, empezando por letra o número. Si no tienes correo, lo cambia el administrador desde Equipo → Editar datos.
«¿Has olvidado la contraseña?» también admite el usuario. Si la cuenta tiene correo, recibe un enlace; si no lo tiene, hay que pedir una contraseña nueva al administrador.
Si no recuerdas la actual, pulsa «No recuerdo mi contraseña actual»: recibirás un enlace en tu correo para poner una nueva sin la actual; si tu cuenta no tiene correo, pídesela a tu administrador.
El acceso con usuario se limita para proteger tu cuenta: tras 10 fallos desde el mismo sitio con el mismo usuario, o 30 intentos desde una misma conexión, espera 15 minutos. La pantalla indica la espera; cambiar de usuario no evita el límite de la conexión.
El administrador añade personas en Equipo → Invitar. Con o sin correo, rellena Nombre y Apellidos y, si lo tienes, Teléfono. Al invitar por correo puedes añadir «Usuario (opcional)». Si ya está ocupado, la invitación sigue hecha y Hilo avisa para elegir otro después.
Para dar de alta a un operario sin correo, activa «Sin correo (usuario y contraseña)», elige su usuario y una contraseña de al menos 10 caracteres. «Generar» propone una: cópiala y entrégasela antes de cerrar. La persona entra con esa contraseña y puede cambiarla en Ajustes. El correo de contacto es opcional y no sirve para acceder. Una cuenta sin correo no puede ser administradora.
Si una persona sin correo pierde la contraseña, abre su ficha y pulsa «Poner contraseña nueva». Se cierran las sesiones anteriores. Entrégale la nueva contraseña: entra con ella y puede cambiarla en Ajustes. Estas cuentas no reciben invitaciones ni enlaces de recuperación.
Desde la ficha o «Gestionar» → «Editar datos», el administrador cambia nombre y apellidos, teléfono, puesto y usuario, incluida su propia ficha. Los datos actuales aparecen rellenos; vaciar nombre, teléfono o puesto borra ese dato. En cuentas sin correo también se cambia el correo de contacto. Cambiar el usuario conserva la contraseña: se entra con el nuevo y el anterior deja de servir. Equipo se actualiza al guardar y los cambios quedan registrados. El resto del equipo edita sus datos propios en Ajustes → Cuenta.
En Ajustes → Catálogo, quien tiene permiso de Ajustes busca artículos por código, descripción o familia y filtra por familia y tipo. «Sincronizar con el ERP» trae el catálogo de Factusol o los productos y servicios de Stel Order. Si falla una página, se conserva el catálogo anterior. Sin ERP puedes crear artículos a mano. El ERP es el programa de facturación.
Cada artículo puede ser mano de obra, material, desplazamiento u otro. «Reglas por familia» permite clasificar grupos de artículos; no cambia las clasificaciones que hayas elegido a mano. «Usar regla de familia» devuelve un artículo a esa regla. Los precios solo se muestran con «Ver precios del catálogo».
En Ajustes → Catálogo → Formas de pago puedes sincronizar las de Factusol o crear una con «Nueva forma de pago», con su descripción y hasta seis plazos que sumen el 100 %. Las formas creadas a mano se conservan. Con Stel Order se gestionan a mano. El catálogo, las formas de pago y los vencimientos de Factusol requieren el puente 1.8.0 o posterior.
En la ficha de empresa, Equipos reúne las máquinas del cliente: marca, modelo, número de serie, ubicación y notas. «Nuevo equipo» da de alta una máquina; quien gestiona trabajos o administra la organización puede editarla o darla de baja. La baja conserva los partes anteriores. Esta sección es distinta de Equipo, la pantalla de personas.
En «Parte del día» puedes elegir «Equipo (opcional)» buscando por máquina, marca, modelo o serie, o crear uno sin salir del parte si tienes permiso. Si el trabajo pertenece a una obra, aparecen primero sus equipos y después los que no tienen obra.
Hilo busca averías repetidas cada día, sin necesitar IA: por defecto, tres trabajos de avería distintos en 90 días en una empresa o una máquina. Varios partes del mismo trabajo cuentan una vez. «Aprobar» crea una tarea de revisión. Si apruebas las propuestas de empresa y de equipo para los mismos trabajos, se crean dos tareas. La propuesta se retira si deja de cumplirse el motivo.
En la ficha de un trabajo asignado, pulsa «Parte del día» y elige Reparación o Nota de entrega. Añade equipo, avería observada y «Trabajos realizados». La cobertura indica si es facturable, garantía o contrato. El parte recibe su número al guardarlo.
Añade horas, material y desplazamiento con artículos del catálogo. Las horas llevan persona y cantidad de horas, de más de cero a 24. Marca Cobrado como sí, no o sin indicar; si no se cobra, escribe la causa. Puedes elegir la forma de pago propuesta desde la empresa o cambiarla en el parte.
Para dictar, usa el micro del teclado y activa «Preparar líneas del dictado con IA». Hilo recibe texto y la IA propone artículos del catálogo; lo que no resuelva queda en «Dudas». Guarda primero el dictado, revisa las líneas y después firma desde la ficha. Si la IA falla, el parte queda guardado para completarlo a mano.
La firma del cliente se dibuja con el dedo o el ratón. «Borrar firma» permite repetirla. Su nombre es obligatorio al firmar; el DNI es opcional. La firma y el DNI no se envían a la IA. Después de firmar solo quien tenga «Revisar partes» puede corregirlo, con registro de los cambios. Los partes firmados no pueden borrarse.
«Enviar» avisa a quien revisa. En «Partes por revisar» puedes aclarar dudas, corregir artículos y cantidades y pulsar «Guardar líneas»; después, «Aprobar» o «Descartar». Por defecto no se aprueban líneas sin artículo. Los importes solo aparecen si se activa «Mostrar importes en los partes» y la persona tiene «Ver precios del catálogo». «Copiar líneas» prepara texto para el programa de facturación; la copia del parte en PDF para el cliente aún no está disponible.
Con el trabajo Hecho o algún parte Revisado, «Resumen para el cliente» prepara con IA un borrador sin importes. Puedes editarlo, copiarlo o abrirlo en tu correo. Hilo no lo envía ni guarda ese borrador.
Con el parte Revisado y el permiso «Revisar partes» aparece «Crear albarán en el ERP». La empresa debe estar vinculada al ERP, el conector configurado y las líneas completas con artículos y cantidades. Guarda primero los cambios de líneas y de forma de pago. Esta función todavía no está disponible con Stel Order.
El albarán es un documento de entrega, no una factura. Lleva las horas de cada persona, el material y el desplazamiento, con los precios del catálogo. En un parte facturable cada artículo necesita precio de venta. Por ahora, garantía y contrato conservan las líneas a precio cero y explican la cobertura en las observaciones.
Se envía la forma de pago del parte; si no está elegida, la de la empresa y, si tampoco la hay, la del cliente en Factusol cuando el puente pueda identificarla. Una forma elegida en Hilo que no exista en Factusol impide crear el albarán. Si falla la heredada del cliente de Factusol, se crea sin forma de pago y con aviso. Elegir «Tarjeta» no realiza un cargo.
La ficha muestra Pendiente, Emitido con su número o Error con el motivo. «Actualizar estado» lo consulta de nuevo. Si hay un corte, espera dos minutos antes de reintentar: el número del parte evita duplicados. Un albarán emitido no vuelve a crearse. Mientras se emite no se cambia el parte; las correcciones posteriores autorizadas quedan registradas y no actualizan automáticamente el albarán en Factusol.
El vencimiento es el día en que toca pagar una factura o uno de sus plazos. Con Factusol y el puente actualizado, Hilo calcula la fecha desde la factura y su forma de pago; si no hay plazos, vence el día de la factura. En la ficha de empresa, quien puede ver importes ve la fecha y de dónde sale.
«Cobro pendiente» usa el primer plazo pendiente. Si falta el cálculo, usa la fecha que facilite el ERP y, si tampoco la hay, supone 30 días desde la factura y lo indica. En una factura parcialmente cobrada no puede saber qué plazo se ha pagado ni asegurar que el importe mostrado sea lo que falta por cobrar.
Si tienes IA, pulsa «Pregúntale a Hilo» junto a la búsqueda de la barra superior. Pregunta por empresas, contactos, negocios, tareas, facturas pendientes, obras o proyectos, trabajos y partes. Por ejemplo: «¿Qué partes quedan por revisar?». «Cómo lo he buscado» enseña consultas, filtros y límites. Los enlaces abren las fichas; las facturas llevan a su empresa y los partes a su trabajo.
Solo consulta lo que permiten tus permisos. No cambia datos ni ejecuta acciones, no muestra importes que no puedas ver ni consulta Google u Outlook. Si llega al límite de resultados, la lista puede estar incompleta. Si faltan datos o permisos, lo indica: revisa los filtros antes de dar una cifra por buena.
Por defecto hay 200 preguntas por organización y día y 40 por persona, con el día de Madrid. Una consulta iniciada que termine con error también consume cupo. Si alcanza cinco rondas de consulta o los límites de tamaño o de dos minutos, avisa y muestra lo disponible.
Tu pregunta y los datos consultados se envían al proveedor de inteligencia artificial configurado. Hilo no guarda el texto de la pregunta, la respuesta ni un historial; al cerrar el panel se pierde el contenido. Las condiciones de IA de 23 de octubre de 2026 incluyen esta consulta y el uso del catálogo al dictar partes.
El puente de Factusol es el programa que conecta el Factusol de tu servidor con Hilo. Con la versión 1.8.1 o posterior, abre en ese servidor «Enhebra — configuración de ejercicio». Elige la empresa de Factusol cuyos datos quieres sincronizar y después su ejercicio de Factusol, es decir, el año de esos datos. «En curso (automático)» usa el año actual. Al cambiar de empresa se muestran sus ejercicios disponibles.
«Aplicar» guarda empresa y ejercicio y reinicia el puente. Hilo usa esa elección en las siguientes sincronizaciones. Los clientes se traen cada dos horas; «Importar clientes» los trae sin esperar y «Sincronizar facturas» actualiza las facturas a petición.
Actualizar el puente encima del instalado no pide un token nuevo: su archivo de configuración .env conserva la clave, el puerto —el punto de conexión del programa— y la conexión con Hilo.
El token del puente es una clave temporal para vincular una instalación con tu organización. Solo necesitas otro para un servidor nuevo, si se ha perdido el archivo .env o si el puente ha sido revocado, es decir, se le ha retirado el acceso. Se obtiene en Ajustes → Conectores → Integraciones → Factusol → «Token para reinstalar». No es tu contraseña de Hilo.